직장에서 업무 중 느끼는 스트레스 하나쯤은 누구나 갖고 있다. 그중에서도 시간 안에 맡은 일을 다 끝내기 위해서는 업무효율에 대한 고민을 하지 않을 수가 없다. 이번 ＜굿잡캠페인＞ 에서는 스트레스를 이겨내고 업무효율을 up! 시킬 수 있는 동원인들만의 노하우에 대해 알아봤다.
(설문기간: 2019.09.17 ~ 2019.10.08)
설문에 참여한 인원 중 약 80%의 동원인들이 현재 업무를 효율적으로 하고 있다고 답변했다. 오전/오후 단위, 일(日) 단위, 주 단위… 이렇게 꼼꼼하게 업무 일정을 정리해두어도 언제 터질지 모르는 사건, 사고로 인해 언제나 경계태세를 풀지 못하는 직장인들! 만반의 준비를 갖춘다 한들 업무효율을 방해하는 요소는 내외부에 항상 존재한다. 동원인들의 업무효율을 방해하는 요소들은 무엇인지 살펴봤다.
독보적인 1위는 ‘끊임없이 불필요하게 작성하는 보고서’가 차지했다. 장황한 100장의 보고서보다 간결하고 강력한 1장의 보고서가 더 효과적인 법! 알짜배기 정보들만 담아 무의미한 보고서 작성을 멈출 수 있게 해주는 ‘원 페이퍼 보고서’ 작성 꿀팁을 소개한다.
* 1page로 설득하는 원 페이퍼 보고서 작성 Tip!
- ① 보고서의 목적을 확실하게 파악하라
- 누구에게 전달하는가? 기간 안에 작성할 수 있는가? 쉽게 이해시킬 수 있는가?
세 가지 사항을 점검한 후 본격적인 보고서 작성에 들어가자. - ② 최적의 보고서 양식을 디자인하라
- 보고서 한 장을 펼쳐놓고 어떤 부분에 어떤 내용을 담을 것인지 디자인한다.
기존에 사용된 항목이더라도 현재 보고 내용과 관련 없는 부분이라면 과감하게 삭제하자. - ③ 제목은 첫인상을 좌우한다
- 보고서의 첫인상과 평가는 제목에서 결정된다 해도 과언이 아니다. 간단명료하면서 흡입력 있는 제목을 사용, 필요한 경우에는 부제목을 사용하여 범위를 압축하자.
- ④ 목적과 목표는 한 줄로!
- 보고서의 목적, 목표가 무엇인지 명확하게 한 줄로 요약하여 적는다.
- ⑤ 대책안은 차트나 이미지를 적절하게 이용하자
- 핵심 아이디어가 보일 수 있는 차트나 이미지를 사용해 구체적인 내용이 한 눈에 들어오도록 배치한다.
자신만의 스타일대로 업무효율을 늘리는 방법 또한 각양각색이다. 하지만 가장 기본적인 것은 일의 우선순위를 정해두고 업무를 진행하되, 현실적으로 무리한 스케줄이나 효율적이지 못한 과정을 거쳐야만 할 때는 주저하지 말고 담당자와의 진솔한 대화를 통해 조율하는 것이다. ‘일을 잘하는 사람’이 되는 것도 중요하지만, 무엇보다도 중요한 것은 ‘나를 잘 돌보는 사람이 되는 것’이 아닐까? 나의 업무효율성을 발휘할 수 있는 방법을 찾고, 스트레스를 해소할 수 있는 방법까지 겸비한다면 당신은 ‘프로 직장인’으로 거듭날 수 있다.